Strategic Sourcing & Vendor Management

Gambaran Umum

Procurement/purchasing dan vendor management sangat ditentukan oleh bagaimana proses hubungan dengan para supplier/vendor dilaksanakan. Mengapa vendor harus dimanagemeni dengan baik? Karena cukup besar uang perusahaan mengalir ke vendor. Karena vendor adalah kepanjangan dari bisnis kita maka produk yang dihasilkan oleh vendor idealnya harus lebih bagus dari harapan.

Bagaimana dampak yang terjadi dengan bisnis kita apabila terjadi ketidaksesuaian produk, reject, delivery delay, vendor yang kurang responsif, harga yang tidak kompetitif hingga konflik kepentingan? Seringkali hal-hal tersebut berawal dari kurang baiknya hubungan antara tim procurement/purchasing dan tim internal lainnya yang terkait dengan para supplier/vendor.

Kondisi Pengadaan Saat Ini

• Terlalu banyak paket pengadaan/PO (transaksional).
• Proses prakualifikasi penyedia berulang-ulang.
• Proses procurement yang panjang dan rumit, dilakukan oleh masing-masing institusi/perusahaan.
• Sangat jarang dilakukan secara bersama/kolaborasi.
• Kontrak umumnya jangka pendek.

Konsekuensinya, pengadaan sering menghasilkan hasil yang kurang optimal.

Dampak Negatif

• Harga beli di atas harga pasar retail.
• Kualitas barang/jasa tidak memenuhi spesifikasi yang dibutuhkan.
• Waktu delivery/penyelesaian pekerjaan sering terlambat.
• Kinerja penyedia/vendor rendah atau pengadaan menghasilkan Value for Money yang sangat rendah.

Rekomendasi: Vendor Management Strategik

Team procurement/purchasing perlu menerapkan metode vendor management yang strategik untuk menciptakan hubungan kerja berkelanjutan dengan para supplier/vendor. Prinsip utamanya adalah membangun hubungan yang saling mendukung dan menguntungkan.

• Membangun program jangka panjang yang menguntungkan kedua belah pihak.
• Memberikan dukungan untuk pelaksanaan cost reduction yang realistis dan berkelanjutan.
• Mengembangkan mekanisme kolaborasi prakualifikasi dan konsolidasi paket agar efisiensi tercapai.
• Mengatur kontrak lebih strategis (jangka menengah-panjang) dengan indikator kinerja yang jelas.
• Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antara tim procurement dan unit pengguna internal.

Dengan pendekatan strategik, perusahaan dapat mengurangi risiko kegagalan operasi, menurunkan biaya, dan meningkatkan kualitas layanan/produk dari vendor.

Kompetensi & Kemampuan yang Perlu Dikembangkan

Untuk menjalankan vendor management yang efektif, tim harus memiliki kompetensi yang jelas dan terukur. Berikut poin-poin utama yang perlu dikembangkan:

• Pemahaman terhadap critical point & key success factors dalam proses vendor management
  Mampu mengidentifikasi titik kritis yang menentukan keberhasilan hubungan dengan vendor, mis. kualitas, kontinuitas pasokan, dan kepatuhan kontraktual.
• Pemahaman dalam melakukan audit vendor
  Menguasai teknik audit (kualitatif dan kuantitatif), checklist, dan metode verifikasi untuk menilai kapabilitas serta kepatuhan penyedia.
• Kemampuan mengambil keputusan efisien seperti cost reduction
  Analisis total cost of ownership, negosiasi berbasis data, dan pengambilan keputusan cepat tanpa mengorbankan kualitas.
• Kemampuan mengembangkan sistem vendor management yang terukur
  Mendesain KPI, scorecard vendor, dan proses otomasi untuk memantau kinerja serta transparansi data.
• Kemampuan melakukan continuous improvement bersama vendor
  Melakukan program peningkatan berkelanjutan (Kaizen, Six Sigma ringan) bersama vendor untuk menurunkan biaya, meningkatkan kualitas, dan mempercepat lead time.