Pendahuluan
Operational & Strategic Procurement adalah dua pendekatan utama dalam pengelolaan proses pengadaan yang memegang peranan penting dalam kesuksesan operasional dan pertumbuhan strategis sebuah organisasi. Keduanya memiliki fungsi dan fokus yang berbeda, namun saling melengkapi dalam menciptakan sistem pengadaan yang efisien, adaptif, dan bernilai tambah tinggi.
Dalam dunia bisnis yang terus berkembang dan sangat kompetitif saat ini, manajemen pengadaan tidak lagi dianggap sebagai proses administratif semata. Pengadaan telah berevolusi menjadi elemen strategis yang dapat memengaruhi keunggulan kompetitif, efisiensi biaya, serta inovasi dalam rantai pasokan. Oleh karena itu, memahami perbedaan serta integrasi antara pengadaan operasional dan strategis menjadi kebutuhan utama bagi perusahaan.
Artikel ini akan membahas secara komprehensif konsep Operational & Strategic Procurement, perbedaan mendasarnya, tantangan yang dihadapi, serta praktik terbaik untuk mengimplementasikannya secara efektif di dalam organisasi.
1. Pengertian Operational & Strategic Procurement
Operational Procurement
Operational Procurement adalah proses pengadaan yang berfokus pada kegiatan sehari-hari untuk memenuhi kebutuhan langsung organisasi. Proses ini mencakup pemesanan barang, pelacakan pengiriman, pembayaran kepada vendor, serta memastikan bahwa kebutuhan material dan jasa terpenuhi secara tepat waktu dan efisien.
Ciri-ciri dari pengadaan operasional:
- Transaksi rutin dan berulang
- Volume pembelian yang besar dengan variasi rendah
- Fokus pada kecepatan dan efisiensi
- Sering kali bersifat reaktif, berdasarkan permintaan
Strategic Procurement
Strategic Procurement, di sisi lain, berorientasi jangka panjang dan bertujuan untuk menciptakan nilai strategis bagi perusahaan. Pendekatan ini melibatkan analisis kebutuhan jangka panjang, pemilihan dan pengembangan pemasok strategis, negosiasi kontrak jangka panjang, serta manajemen risiko dalam rantai pasokan.
Ciri-ciri dari pengadaan strategis:
- Fokus pada penciptaan nilai jangka panjang
- Melibatkan analisis data dan perencanaan jangka panjang
- Menyasar inovasi dan kolaborasi dengan pemasok
- Mencakup manajemen hubungan pemasok (SRM)
2. Perbedaan Utama antara Operational & Strategic Procurement
| Aspek | Operational Procurement | Strategic Procurement |
|---|---|---|
| Fokus | Taktis dan harian | Strategis dan jangka panjang |
| Waktu | Jangka pendek | Jangka menengah dan panjang |
| Aktivitas | Pemesanan, pembayaran, pengiriman | Perencanaan, analisis pemasok, negosiasi jangka panjang |
| Tujuan | Memenuhi kebutuhan langsung | Meningkatkan efisiensi, kualitas, dan inovasi |
| Keterlibatan Manajemen | Level operasional | Level manajerial dan eksekutif |
| Risiko | Rendah | Tinggi, tapi dengan potensi pengembalian besar |
Dengan memahami perbedaan ini, perusahaan dapat menempatkan sumber daya dan sistem secara tepat untuk mendukung masing-masing pendekatan.
3. Mengapa Operational & Strategic Procurement Sama-sama Penting?
Keberhasilan pengadaan tidak hanya bergantung pada seberapa cepat kebutuhan operasional terpenuhi, tetapi juga pada bagaimana strategi jangka panjang dibentuk untuk mencapai efisiensi biaya, inovasi, dan daya saing. Kedua pendekatan ini saling melengkapi:
- Operational Procurement memastikan kelangsungan operasional dan produksi perusahaan.
- Strategic Procurement membangun fondasi kerja sama jangka panjang dengan pemasok serta mempersiapkan perusahaan menghadapi perubahan pasar.
Tanpa pengadaan operasional yang efisien, operasional harian akan terganggu. Tanpa pengadaan strategis yang matang, perusahaan bisa tertinggal dari kompetitor dalam hal teknologi, harga, dan kualitas.
4. Tantangan dalam Operational & Strategic Procurement
Tantangan dalam Operational Procurement
- Ketergantungan pada sistem manual
- Kurangnya visibilitas terhadap data inventaris secara real-time
- Kesalahan dalam pemesanan yang menyebabkan keterlambatan
- Kompleksitas proses persetujuan internal
- Minimnya integrasi dengan pemasok
Tantangan dalam Strategic Procurement
- Kurangnya data historis yang akurat untuk perencanaan jangka panjang
- Kesulitan dalam mengevaluasi dan memilih pemasok strategis
- Negosiasi kontrak yang rumit dan panjang
- Perubahan regulasi dan ketidakpastian pasar
- Hambatan dalam membangun hubungan kolaboratif dengan vendor
5. Strategi untuk Meningkatkan Operational Procurement
a. Otomatisasi Proses
Menggunakan sistem ERP atau e-Procurement dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan manusia dalam proses pembelian harian.
b. Centralized Purchasing
Penggabungan proses pembelian dari berbagai departemen dapat memberikan skala ekonomi dan kontrol yang lebih baik.
c. Supplier Performance Monitoring
Memonitor kinerja vendor berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, kualitas produk, dan responsivitas.
d. Pengendalian Biaya
Menerapkan kebijakan anggaran dan sistem approval untuk menjaga pengeluaran tetap terkendali.
6. Strategi untuk Mengoptimalkan Strategic Procurement
a. Analisis Total Cost of Ownership (TCO)
Menilai biaya keseluruhan dari siklus hidup suatu produk atau jasa, bukan hanya harga pembelian.
b. Supplier Relationship Management (SRM)
Membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok strategis, termasuk kolaborasi dalam pengembangan produk baru.
c. Diversifikasi Pemasok
Menghindari ketergantungan pada satu pemasok utama untuk mengurangi risiko operasional.
d. Category Management
Mengelompokkan pengadaan ke dalam kategori strategis untuk mendapatkan wawasan pasar dan strategi negosiasi yang lebih tajam.
7. Peran Teknologi dalam Operational & Strategic Procurement
a. E-Procurement Platforms
Mengotomatisasi proses dari permintaan hingga pembayaran (procure-to-pay) untuk efisiensi dan transparansi.
b. Big Data dan Analytics
Membantu dalam pengambilan keputusan berbasis data, identifikasi tren, dan perencanaan pengadaan strategis.
c. Artificial Intelligence
Mengoptimalkan proses pengadaan dengan sistem prediktif, analisis risiko, dan pemrosesan bahasa alami untuk memahami permintaan pengguna.
d. Blockchain
Memberikan visibilitas dan keamanan tinggi dalam transaksi pengadaan, terutama untuk rantai pasokan global.
8. Mengintegrasikan Operational & Strategic Procurement
Untuk mencapai efisiensi maksimal, perusahaan harus menyatukan pengadaan operasional dan strategis dalam satu kerangka kerja. Langkah-langkah integrasi meliputi:
- Menyusun kebijakan pengadaan terpadu
- Menggabungkan tim procurement operasional dan strategis di bawah satu manajemen
- Menerapkan sistem teknologi terintegrasi
- Melatih staf untuk memahami pentingnya kedua pendekatan
- Menyelaraskan pengadaan dengan tujuan bisnis jangka panjang
9. Studi Kasus: Implementasi Operational & Strategic Procurement di Industri
Studi Kasus 1: Perusahaan Manufaktur
Sebuah perusahaan manufaktur besar di Indonesia menerapkan sistem e-Procurement untuk meningkatkan efisiensi pengadaan operasional. Hasilnya, waktu pemesanan berkurang hingga 50% dan tingkat kesalahan berkurang signifikan. Di sisi strategis, perusahaan melakukan kolaborasi jangka panjang dengan vendor untuk pengembangan bahan baku ramah lingkungan.
Studi Kasus 2: Proyek Infrastruktur
Dalam proyek pembangunan jalan tol, perusahaan menggunakan pendekatan strategic procurement untuk memilih pemasok beton pracetak berdasarkan performa historis, kapasitas produksi, dan kepatuhan terhadap regulasi lingkungan. Di sisi operasional, sistem tracking real-time digunakan untuk memastikan pengiriman material tepat waktu.
10. Rekomendasi Praktik Terbaik dalam Operational & Strategic Procurement
- Selalu evaluasi dan perbarui strategi pengadaan berdasarkan dinamika pasar
- Bangun kemitraan jangka panjang dengan pemasok kunci
- Investasi pada teknologi procurement yang sesuai dengan skala bisnis
- Tingkatkan kompetensi tim procurement melalui pelatihan dan sertifikasi
- Libatkan procurement dalam pengambilan keputusan strategis organisasi
Kesimpulan
Operational & Strategic Procurement adalah fondasi penting dalam pengelolaan pengadaan yang efisien dan berdaya saing tinggi. Pengadaan operasional memungkinkan organisasi berjalan dengan lancar setiap hari, sementara pengadaan strategis memberikan panduan arah untuk pertumbuhan jangka panjang, inovasi, dan mitigasi risiko.
Perusahaan yang mampu menyinergikan kedua pendekatan ini akan memiliki keunggulan kompetitif di pasar. Penerapan teknologi, manajemen hubungan pemasok, serta pengembangan kebijakan dan praktik terbaik menjadi kunci utama untuk meraih keberhasilan dalam procurement di era modern ini.
Ayo bergabung dengan Markshare Training untuk pembelajaran lainnya tentang Operational & Strategic Procurement dan kembangkan kemampuan Anda menuju level profesional berikutnya.
Media Sosial kami :
Instagram : https://www.instagram.com/markshare.id?igsh=bXRyY2FicmNhNGgy
Tiktok : https://www.tiktok.com/@markshare.id?_t=8qMzDqVbBSC&_r=1
X : https://x.com/markshare_id
Linkedin : https://id.linkedin.com/company/markshare-training
Support Chat