Operational & Strategic Procurement: Kunci Keberhasilan Manajemen Pengadaan

Pendahuluan

Dalam dunia bisnis yang kompetitif, pengelolaan pengadaan yang efisien menjadi kunci utama bagi kesuksesan perusahaan. Pengadaan bukan sekadar aktivitas pembelian barang atau jasa, tetapi juga merupakan strategi yang dapat meningkatkan efisiensi biaya, memastikan kualitas produk, serta menjaga keberlanjutan rantai pasok. Dua konsep utama dalam manajemen pengadaan adalah Operational Procurement dan Strategic Procurement. Keduanya memiliki peran yang berbeda tetapi saling melengkapi untuk mencapai efisiensi dan efektivitas bisnis.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai konsep Operational & Strategic Procurement, perbedaannya, manfaatnya bagi perusahaan, serta bagaimana cara mengoptimalkan kedua pendekatan ini untuk mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.

Difference between strategic procurement, tactical procurement and operational procurement.

Apa Itu Operational Procurement?

Operational Procurement adalah proses pengadaan yang bersifat rutin dan berulang. Fokusnya adalah memastikan ketersediaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalankan operasional sehari-hari. Beberapa contoh dari operational procurement meliputi:

• Pembelian bahan baku untuk produksi.
• Pengadaan alat tulis kantor.
• Pemeliharaan dan perbaikan fasilitas.
• Pengadaan layanan utilitas seperti listrik dan air.

Proses operational procurement umumnya melibatkan beberapa tahap, seperti identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, pemesanan, penerimaan barang, dan pembayaran. Efisiensi dalam proses ini sangat penting agar operasional perusahaan tidak terganggu.

Apa Itu Strategic Procurement?

Strategic Procurement lebih dari sekadar membeli barang atau jasa; ini adalah pendekatan yang lebih holistik dalam pengadaan. Strategic procurement melibatkan perencanaan jangka panjang, evaluasi risiko, negosiasi kontrak yang menguntungkan, serta membangun hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Beberapa aspek utama dari strategic procurement meliputi:

• Analisis pasar dan tren industri.
• Manajemen hubungan dengan pemasok (Supplier Relationship Management).
• Negosiasi kontrak dan pengelolaan risiko.
• Optimalisasi rantai pasok untuk efisiensi biaya dan kualitas.
• Penerapan teknologi dalam proses pengadaan.

Strategic procurement bertujuan untuk menciptakan nilai tambah bagi perusahaan dengan memastikan bahwa keputusan pengadaan mendukung strategi bisnis jangka panjang.

Perbedaan Operational & Strategic Procurement

Meskipun saling berkaitan, operational procurement dan strategic procurement memiliki perbedaan yang signifikan dalam berbagai aspek:

Manfaat Operational & Strategic Procurement bagi Perusahaan

Menggabungkan kedua pendekatan ini dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:

1. Efisiensi Biaya – Dengan optimasi pengadaan operasional, perusahaan dapat mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi biaya.
2. Keamanan Pasokan – Strategic procurement membantu memastikan keberlanjutan pasokan melalui hubungan jangka panjang dengan pemasok.
3. Kualitas Produk dan Jasa yang Lebih Baik – Dengan pemilihan pemasok yang tepat, perusahaan dapat memastikan standar kualitas tetap terjaga.
4. Pengurangan Risiko – Dengan perencanaan yang matang, perusahaan dapat mengurangi risiko yang terkait dengan fluktuasi harga, keterlambatan pengiriman, atau perubahan kebijakan pemasok.
5. Peningkatan Daya Saing – Perusahaan yang memiliki strategi pengadaan yang baik akan lebih kompetitif di pasar.

Cara Mengoptimalkan Operational & Strategic Procurement

Agar perusahaan dapat memaksimalkan manfaat dari operational dan strategic procurement, berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan:

1. Menganalisis Kebutuhan Perusahaan

Langkah pertama dalam mengoptimalkan pengadaan adalah memahami kebutuhan perusahaan. Dengan melakukan analisis mendalam, perusahaan dapat menentukan barang atau jasa mana yang bersifat rutin dan mana yang membutuhkan pendekatan strategis.

2. Memanfaatkan Teknologi dalam Pengadaan

Penggunaan sistem e-procurement dapat membantu mempercepat proses pengadaan, meningkatkan transparansi, serta mengurangi risiko kesalahan manusia. Teknologi juga memungkinkan perusahaan untuk menganalisis data pengadaan dan membuat keputusan berbasis informasi yang lebih akurat.

3. Membangun Hubungan yang Kuat dengan Pemasok

Dalam strategic procurement, membangun hubungan yang kuat dengan pemasok sangat penting. Ini dapat dilakukan melalui komunikasi yang efektif, kerja sama jangka panjang, serta transparansi dalam proses negosiasi dan kontrak.

4. Menerapkan Manajemen Risiko dalam Pengadaan

Identifikasi dan mitigasi risiko dalam pengadaan sangat penting untuk menghindari gangguan dalam rantai pasok. Perusahaan harus selalu memiliki strategi cadangan dalam menghadapi kemungkinan perubahan harga atau keterlambatan pengiriman.

5. Melakukan Evaluasi dan Perbaikan Berkelanjutan

Evaluasi rutin terhadap kinerja pemasok dan efektivitas proses pengadaan perlu dilakukan untuk memastikan bahwa strategi pengadaan selalu relevan dengan kondisi pasar dan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Kesimpulan

Operational & Strategic Procurement merupakan dua pendekatan yang harus diterapkan secara bersamaan untuk mencapai efisiensi dalam pengadaan. Operational procurement memastikan kelangsungan operasional sehari-hari, sedangkan strategic procurement membantu perusahaan dalam membangun daya saing jangka panjang.

Perusahaan yang mampu mengelola kedua pendekatan ini dengan baik akan mendapatkan manfaat berupa efisiensi biaya, keamanan pasokan, peningkatan kualitas, serta daya saing yang lebih kuat di pasar. Dengan mengoptimalkan strategi pengadaan, perusahaan dapat memastikan keberlanjutan bisnis dan mencapai pertumbuhan yang lebih baik.

Ayo bergabung dengan Markshare Training untuk pembelajaran lainnya dan tingkatkan kemampuan Anda dalam mengelola operational & strategic procurement secara profesional!

Media Sosial kami :
Instagram : https://www.instagram.com/markshare.id?igsh=bXRyY2FicmNhNGgy
Tiktok : https://www.tiktok.com/@markshare.id?_t=8qMzDqVbBSC&_r=1
X : https://x.com/markshare_id
Linkedin : https://id.linkedin.com/company/markshare-training