Pandemi Covid-19 mengubah segala hal, tak terkecuali pengelolaan dokumen perusahaan. Apalagi, saat pemerintah memutuskan bahwa Indonesia memasuki tatanan normal baru (new normal), maka tak heran hampir semua kegiatan perusahaan beralih ke solusi digital.

Manajemen arsip sendiri dibutuhkan oleh sebuah perusahaan atau organisasi guna untuk mengatur jumlah arsip yang besar dengan metode yang efektif dan efisien. Lalu, seberapa signifikan manajemen arsip digital di masa new normal? Yuk simak ulasannya berikut ini.

Mengapa Perlu Manajemen Arsip?

Setiap perusahaan atau organisasi tentu mempunyai arsip untuk disimpan. Awalnya mungkin jumlahnya tidak terlalu banyak. Akan tetapi, seiring berjalannya waktu dan adanya peningkatan aktivitas, maka jumlah arsip akan semakin banyak. Nah di titik inilah manajemen arsip mulai dibutuhkan dengan tujuan agar arsip dapat diakses dengan mudah dan efektif.

Tujuan Manajemen Arsip

Manajemen arsip memiliki beberapa tujuan, di antaranya berikut ini:

  1. Mengetahui jumlah arsip yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi.
  2. Mencatat keputusan atau kebijakan secara komprehensif.
  3. Mengatur dan mengolah bagaimana performa dan mekanisme kerja dari sebuah perusahaan melalui arsip yang disimpan.
  4. Menyimpan data dan history dari sebuah perusahaan.

Manfaat Manajemen Arsip

Sebagai bagian dari administrasi sebuah perusahaan atau organisasi, manajemen arsip mempunyai beberapa manfaat. Apa sajakah itu?

  • Dengan manajemen arsip, pengawasan terhadap kinerja perusahaan dapat berlangsung dengan baik. Hal tersebut dikarenakan fungsi manajemen arsip meliputi perencanaan awal, pengaturan organisasi, dan pengarahan.
  • Manajemen arsip juga sangat bermanfaat untuk pengelolaan data.

Peran Teknologi dalam Manajemen Arsip Modern

Teknologi informasi sangat berperan penting dalam manajemen arsip modern dan dikenal sebagai manajemen arsip digital. Manajemen arsip dengan sentuhan teknologi sangat berguna terutama di saat pandemi Covid-19 dan era normal baru.

Proses digitalisasi manajemen arsip sudah mulai dilakukan oleh berbagai lembaga. Dengan bantuan teknologi seperti komputer dan scanner, digitalisasi arsip menjadi data elektronik menjadi lebih mudah dan bisa diolah sesuai dengan kebutuhan.

Selain itu, manajemen arsip secara digital memiliki beberapa keuntungan berikut ini:

  1. Menghemat kertas karena sistem komputasi pada manajemen arsip digital menjadikan arsip dapat disimpan di dalam satu tempat saja. Selain itu, dengan adanya komputasi arsip, data yang disimpan dapat dilihat kapan saja. Menggunakan cara lama lebih memakan waktu karena menggunakan cara manual. Tidak hanya itu, manajemen arsip dengan cara yang lama memerlukan ruangan yang besar atau tempat khusus untuk menyimpan data.
  2. Apabila terjadi hal-hal di luar kendali seperti hilangnya data atau pencurian data, maka akan mencari penggantinya akan sedikit sulit—apalagi jika tidak ada data cadangan.
  3. Manajemen arsip secara digital dapat dijadikan acuan kinerja perusahaan secara mudah. Dengan meninjau perkembangan arsip itu sendiri, kita bisa melihat tingkat kemajuan suatu perusahaan.
  4. Arsip berbentuk digital atau elektronik bisa diakses secara lebih luas dan mengurangi mobilitas fisik arsip. Dengan begitu, hal tersebut dapat mengurangi tingkat risiko kerusakan atau kehilangan dokumen penting.
  5. Di era normal baru, digitalisasi manajemen arsip sangat dibutuhkan mengingat pembatasan sosial masih diberlakukan untuk mengurangi penyebaran virus Covid-19. Untuk perusahaan atau organisasi yang bergerak di bidang layanan, manajemen arsip secara digital akan sangat membantu efisiensi pelayanan dan pencatatan data.

Itu dia ulasan mengenai seberapa pentingnya manajemen arsip digital di era normal baru. Dengan adanya arsip digital, hal-hal yang bersifat administratif menjadi lebih mudah dan efektif. Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak mengenai arsip digital atau berbagai ilmu mengenai bisnis lainnya, Anda bisa mengikuti berbagai kelas menarik dari Markshare.

Dengan berbagai kelas yang menarik dan fasilitator yang mumpuni di bidangnya, Markshare merupakan solusi yang tepat untuk pelatihan dan pengembangan SDM. Tertarik untuk mengikuti kelasnya? Yuk, daftar sekarang juga!


Artikel Lainnya

Kenali Perbedaan Analisis SWOT dan SOAR untuk Memilih Strategi Bisnis yang Tepat

Dalam membangun bisnis, tentu Anda harus memilih strategi yang tepat agar bisnis dapat maju dan...

COMPENSATION dan BENEFITS

COMPENSATION dan BENEFITS Merancang Struktur & Skala Upah dan sistem Kompensasi Efektif...
WhatsApp Support Chat