The Best E filing & Document

29-30 Mei 2024

09:00-

15:00

Online via Zoom Meeting

Description

Filing dan Dokumen fisik yang telah ada saat ini hanyalah sebagian kecil dari khazanah pengetahuan yang dimiliki perusahaan. Setelah suatu Filing dan dokumen dianggap final, kita & para pengguna dokumen perlu mengetahui dokumen apa saja yang dianggap vital, penting & berguna. eFiling dan dokument memudahkan proses review & edit dari beragam dokumen serta memberikan business intelligence information yang tidak hanya tepat tetapi juga mudah dimengerti & ditindak lanjuti.

Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.
Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).
Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.
E Filing dan Dokument System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.
Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut

Tujuan

Memahami regulasi kearsipan yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia.

Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip

Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.

Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.

Trampil menyusun serta mensosialisasikan kebijakan kearsipan elektronik (e-Filing).

Trampil menyusun prosedur pembuatan, review, edit, publikasi dokumen elektronik.

Trampil menyusun kebijakan penyimpanan, pengkodean, indeks & lokasi arsip elektronik.

Paham tujuan, lingkup, tanggungjawab, aktivitas, proses & kompetensi yang harus dimiliki pengelola arsip professional baik arsip fisik maupun elektronik.

Topik

SESI 1-2 :
PARADIGMA & FILOSOFI :
Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern dalam Penerapan E-Filing dan Document Management.
•Trend terbaru : electronic filing dan document management dalam bisnis.
•Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
•Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
•Alur surat masuk dan keluar serta alih media termasuk media digital.
•Sistem indeks dan abjad dalam filing.
•Memahami perkembangan sistem arsip konvensional & elektronik.
•Membahas perbedaan antara karakteristik bisnis & implikasi terhadap sistem arsip elektronik.
•Membahas permasalahan teknis dalam eFDM: metode, tata waktu, tata administrasi.
•Membahas aspek hukum & legal eFiling. VIDEO: Microsoft Future Technology.

SESI 3 – 4 :
Langkah Implementasi 1: Pembenahan Arsip Fisik
•Memahami kategori & klasifikasi dokumen.
•Memahami indeks & kode arsip.
•Memahami hak akses (public & non-public), map of location & PiC.
•Membahas peluang implementasi Barcoding, RFID dalam sistem arsip fisik.
•Membahas penyusutan dokumen secara bertahap.
•TIPS & TRICKS: membahas pemakaian filing cabinet dengan baik & benar.
•TIPS & TRICKS: membahas indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
•TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyimpanan (compacto & pronto).
•TIPS & TRICKS: membahas contoh produk penyusutan arsip (ideal).

SESI 5 :
Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
•Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
•Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
•“Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
•Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
•Peringkat kinerja dan service level
. •Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
•Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.

SESI 6 :
Langkah Implementasi 2: Migrasi Ke E-Filing
•Membahas keuntungan dan kerugian dari penggunaan e-Filing: Beli Software VS Gratisan download dari internet.
•Memahami tingkatan dan struktur dari dokumen: Daftar Induk Dokumen, Daftar Tipe Dokumen, Daftar PiC, Daftar Lokasi Penyimpanan.
•Membahas implementasi elektronik dari indeks, klasifikasi, kode & PiC, lokasi & akses.
•Membahas Konsep sistem dari management dokumen.
•Membahas berbagai teknik dan Fitur yang terdapat dalam e-Filing: Data Capture, Mark Reader, OCR, OMR, ICR, Barcode Recognition, Patch Code Recogniton, Auto Form Identification, Metadata,
•Membahas Workflow dokumen yang ideal untuk keluar masuknya dokumen di perusahaan atau bahkan pada suatu unit atau department.

Sesi 7-8 :
Praktek dan Diskusi Kelas.
•Para peserta akan diberikan software untuk dapat mendeteksi terhadap dokumen-dokumen softcopy yang: Same name and size, Same content, Full Clones.
•Software pembuatan “Barcode ISO” yang memudahkan dalam penyimpanan dokumen dan inventaris kantor.
•Trial terhadap software Alfresco selama 3 hari.
•Beragam video Tutorial dari beragam software provider.

Target Peserta

Document Control divisi

Fasilitas dan Kelengkapan Training

1. E-Certificate
2.Softcopy Handout Materi