Kemampuan untuk Membuat Kebijakan dan Prosedur Berkaitan dengan Account Receivable dan Credit Management

Pendahuluan

Dalam dunia bisnis, kemampuan mengelola keuangan adalah hal yang sangat krusial untuk menjaga kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan. Salah satu elemen penting dalam keuangan adalah pengelolaan piutang atau account receivable (AR) dan credit management. Perusahaan yang memiliki kebijakan dan prosedur yang jelas dalam hal ini akan lebih mampu mengurangi risiko kredit, mempercepat arus kas, dan meningkatkan likuiditas. Artikel ini akan membahas bagaimana kemampuan untuk membuat kebijakan dan prosedur berkaitan dengan account receivable dan credit management dapat membawa dampak signifikan terhadap kesehatan finansial perusahaan.

Account Receivable (AR) adalah jumlah tagihan yang harus diterima oleh perusahaan dari pelanggan atau pihak lain. Pengelolaan AR yang efektif dapat membantu perusahaan mengumpulkan pembayaran tepat waktu dan menghindari risiko kredit yang tinggi. Salah satu langkah penting dalam credit management adalah menetapkan kebijakan kredit yang jelas dan memastikan bahwa pelanggan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Selain itu, perusahaan juga perlu memiliki prosedur yang terstruktur dalam mengelola AR, termasuk tindakan penagihan yang efektif dan pemantauan secara teratur terhadap pembayaran yang tertunda. Dengan memiliki kebijakan dan prosedur yang baik, perusahaan dapat menjaga keuangan yang sehat dan meningkatkan kinerja bisnisnya secara keseluruhan.

Account receivable adalah: Arti, manfaat & pengelolaan

1. Pengertian Account Receivable dan Credit Management

Sebelum membahas lebih jauh tentang kebijakan dan prosedur, penting untuk memahami definisi account receivable dan credit management.

• Account Receivable (Piutang Usaha): Merupakan uang yang diharapkan perusahaan terima dari pelanggan atas penjualan produk atau jasa yang telah diberikan namun belum dibayar. Pengelolaan piutang yang efektif dapat membantu perusahaan memastikan arus kas yang stabil.
• Credit Management (Manajemen Kredit): Adalah proses pengelolaan risiko kredit yang mencakup pemberian kredit kepada pelanggan, penentuan batas kredit, hingga penagihan piutang. Tujuannya adalah untuk meminimalkan risiko gagal bayar sambil tetap mendukung pertumbuhan bisnis.

Dalam praktiknya, kedua elemen ini berkaitan erat dan memerlukan kebijakan serta prosedur yang jelas untuk menjaga agar operasional perusahaan tetap berjalan lancar dan arus kas terjamin.

2. Mengapa Kebijakan dan Prosedur Penting?

Kebijakan dan prosedur dalam pengelolaan piutang dan manajemen kredit berfungsi sebagai pedoman bagi seluruh tim keuangan untuk memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan sesuai aturan yang telah ditetapkan. Beberapa manfaat dari kebijakan dan prosedur yang terdefinisi dengan baik antara lain:

• Mengurangi Risiko Kredit: Kebijakan yang jelas membantu menentukan siapa yang bisa mendapatkan kredit dan dalam kondisi apa. Ini membantu perusahaan menghindari memberikan kredit kepada pelanggan yang berpotensi gagal bayar.
• Meningkatkan Arus Kas: Prosedur yang efektif dalam menagih piutang dapat mempercepat pembayaran, sehingga likuiditas perusahaan meningkat.
• Membantu Kepatuhan: Dengan adanya kebijakan yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa semua aktivitas keuangan mematuhi regulasi yang berlaku dan standar akuntansi yang diterima umum.
• Meminimalkan Biaya Penagihan: Dengan prosedur yang efisien, perusahaan dapat mengurangi biaya yang terkait dengan proses penagihan, seperti biaya hukum atau penalti keterlambatan.

3. Langkah-Langkah Membuat Kebijakan Account Receivable

Membuat kebijakan account receivable yang efektif memerlukan pemahaman yang mendalam tentang bisnis dan pelanggan. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat diikuti:

a. Identifikasi Kriteria Kredit

Sebelum memberikan kredit kepada pelanggan, perusahaan perlu menetapkan kriteria yang jelas. Beberapa faktor yang bisa menjadi pertimbangan dalam pemberian kredit antara lain:

• Riwayat kredit pelanggan.
• Skor kredit.
• Kondisi keuangan perusahaan pelanggan.
• Sejarah pembayaran.

Kriteria kredit yang ketat akan membantu mengurangi risiko gagal bayar dari pelanggan yang tidak memenuhi syarat.

b. Menentukan Batas Kredit

Batas kredit adalah jumlah maksimum yang diizinkan untuk pelanggan berutang. Batas ini harus ditetapkan berdasarkan kriteria yang telah ditentukan dan disesuaikan dengan kemampuan pelanggan. Dengan menetapkan batas kredit yang tepat, perusahaan dapat melindungi diri dari risiko keuangan yang tidak diinginkan.

c. Menentukan Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran, seperti jatuh tempo dan potongan untuk pembayaran cepat, harus dijelaskan dengan rinci dalam kebijakan account receivable. Contoh syarat pembayaran yang umum digunakan antara lain:

• Net 30 (pembayaran jatuh tempo 30 hari setelah faktur diterbitkan).
• Diskon 2/10 Net 30 (diskon 2% jika dibayar dalam 10 hari, jatuh tempo 30 hari).

Dengan menetapkan syarat yang jelas, perusahaan dapat memotivasi pelanggan untuk melakukan pembayaran lebih cepat.

d. Membuat Proses Penagihan

Setiap perusahaan harus memiliki prosedur yang jelas tentang bagaimana menangani piutang yang belum dibayar. Ini termasuk kapan harus mengirim pengingat, kapan harus memberlakukan penalti keterlambatan, dan kapan perlu mengambil tindakan hukum. Proses penagihan yang efisien dapat membantu menjaga arus kas tetap lancar.

4. Langkah-Langkah Membuat Kebijakan Credit Management

Selain kebijakan account receivable, kebijakan credit management juga harus dirancang dengan hati-hati untuk memastikan kelayakan kredit pelanggan dan mencegah risiko gagal bayar. Berikut beberapa langkah penting:

a. Menyusun Tim Manajemen Kredit

Sebuah tim khusus untuk manajemen kredit dapat menjadi solusi yang efektif. Tim ini bertanggung jawab untuk memantau kelayakan kredit pelanggan, melakukan analisis risiko, dan membuat keputusan kredit yang tepat. Dengan adanya tim yang fokus pada manajemen kredit, pengambilan keputusan dapat lebih akurat dan cepat.

b. Menetapkan Proses Evaluasi Kredit

Perusahaan harus memiliki proses yang baku dalam mengevaluasi kelayakan kredit pelanggan. Proses ini bisa melibatkan pemeriksaan kredit pihak ketiga, analisis laporan keuangan, dan diskusi dengan tim penjualan mengenai pelanggan potensial. Evaluasi kredit yang baik adalah langkah pertama untuk menghindari kredit macet.

c. Mengelola Kredit Macet

Meski kebijakan telah dibuat sebaik mungkin, selalu ada risiko terjadinya kredit macet. Perusahaan harus siap dengan prosedur khusus untuk menangani situasi ini, termasuk upaya negosiasi dengan pelanggan, restrukturisasi utang, atau mengambil tindakan hukum jika diperlukan.

d. Menjaga Hubungan dengan Pelanggan

Kebijakan manajemen kredit tidak hanya tentang mengamankan keuangan perusahaan, tetapi juga harus mempertimbangkan hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Perusahaan perlu menjaga komunikasi yang baik dengan pelanggan untuk menciptakan lingkungan bisnis yang saling menguntungkan.

5. Implementasi Kebijakan dan Prosedur yang Efektif

Setelah kebijakan dan prosedur selesai disusun, langkah selanjutnya adalah implementasi. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar implementasi berjalan dengan baik:

• Pelatihan Karyawan: Semua karyawan yang terlibat dalam proses account receivable dan credit management harus memahami kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan.
• Penggunaan Sistem Teknologi: Menggunakan software untuk memantau piutang, melakukan penagihan otomatis, dan menganalisis data keuangan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam implementasi kebijakan.
• Audit dan Pemantauan Berkala: Kebijakan dan prosedur harus dievaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitasnya. Perusahaan juga harus siap melakukan perubahan jika situasi bisnis atau kondisi pasar berubah.

6. Tantangan dalam Pengelolaan Account Receivable dan Credit Management

Tidak semua kebijakan dan prosedur dapat berjalan mulus. Ada beberapa tantangan yang sering dihadapi perusahaan dalam pengelolaan account receivable dan credit management, seperti:

• Keterlambatan Pembayaran dari Pelanggan: Ini adalah tantangan umum yang dapat berdampak buruk pada arus kas perusahaan.
• Kurangnya Informasi Kredit: Tanpa informasi yang akurat tentang riwayat kredit pelanggan, perusahaan mungkin memberikan kredit kepada pihak yang tidak layak.
• Faktor Eksternal: Kondisi ekonomi yang tidak stabil, perubahan regulasi, atau situasi global lainnya dapat mempengaruhi kemampuan pelanggan untuk membayar.

Kesimpulan

Kemampuan untuk membuat kebijakan dan prosedur berkaitan dengan account receivable dan credit management adalah elemen penting dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Dengan kebijakan yang jelas dan prosedur yang terstruktur, perusahaan dapat mengurangi risiko kredit, meningkatkan arus kas, dan menjaga likuiditas. Meskipun tantangan mungkin muncul, pendekatan yang tepat dalam implementasi dan pemantauan kebijakan akan memastikan bahwa perusahaan dapat beroperasi dengan efisien dan sukses.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut mengenai bagaimana cara mengelola piutang dan kredit secara efektif, atau membutuhkan panduan untuk meningkatkan sistem keuangan bisnis Anda, bergabunglah dengan Markshare SEO dan temukan berbagai pelatihan yang kami tawarkan untuk membantu bisnis Anda berkembang pesat.